报价单怎么写 — 格式、有效期与常见坑

报价单和发票差在哪

报价单是开工前发的价格提议，客户可以接受也可以拒绝，没接受之前谁都不欠谁。发票是交货后发的付款要求，一旦开出，钱就是欠着的。

很多纠纷的起点，就是客户把报价单当成了发票，或者反过来。所以文件抬头一定要写清楚是哪一种。

批发价、原料、运费都会动。没写有效期，客户三个月后回来说「你上次报 RM4,200」，你很难反驳。

一句话就够：「本报价自上述日期起 14 天内有效，逾期价格需重新核算。」

期限按你行业的成本波动来定：成本动得快就写 7 天，稳定就写 30 天。

绝大多数争执不是关于价格，而是关于客户以为已经包在里面的东西。把下面这类明确写出来：

写这些不是不近人情，是提前省掉一场尴尬对话。

直接开一张报价单试试

在浏览器里填好，下载 PDF 发给客户。客户答应后，同一张单可以直接转成发票，不用重打。

客户确认后，品项、数量、价格原样带过去，只有三样要变：

手工重打是数量错、折扣漏掉的高发环节，而且客户往往比你先发现。

留下同意的证据 —— 邮件、WhatsApp 讯息、或者签了字的报价单。然后照这张报价单开发票。报价单本身也要留档，日后对账时它是你唯一能证明「当初谈的是这个价」的东西。

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报价单、发票、收据、贷记单在同一个地方。客户和产品资料存一次重复用，报价转发票只需一个动作。