Contoh sebut harga untuk perniagaan kecil

Apa itu sebut harga?

Sebut harga (quotation) ialah tawaran harga yang anda hantar sebelum kerja bermula. Pelanggan boleh terima atau tolak. Selagi belum diterima, tiada hutang dan tiada kewajipan.

Setelah diterima, sebut harga itu menjadi asas kepada invois — barang, kuantiti dan harga yang sama, cuma jenis dokumen, nombor dan tarikh yang berubah.

Maklumat yang perlu ada

1. Perkataan "SEBUT HARGA" atau "QUOTATION" — jangan biar pelanggan sangka ini invois
2. Nama dan alamat perniagaan anda dengan nombor pendaftaran SSM
3. Nama pelanggan dan orang yang anda berurusan dengannya
4. Nombor sebut harga — siri berasingan, contohnya QUO-0001
5. Tarikh dan tempoh sah laku
6. Skop kerja atau senarai barang yang terperinci
7. Harga seunit dan jumlah setiap baris
8. Apa yang tidak termasuk — ini yang paling kerap tertinggal
9. Terma bayaran — deposit, ansuran, atau bayaran penuh selepas siap
10. Anggaran masa penghantaran atau penyiapan

Tempoh sah laku: baris yang melindungi anda

Harga borong, bahan mentah dan kos penghantaran berubah. Tanpa tempoh sah laku, pelanggan boleh datang semula tiga bulan kemudian dan berkata "harga awak dulu RM4,200".

Satu ayat sudah memadai:

Pilih tempoh yang munasabah untuk industri anda — 7 hari jika kos anda bergerak laju, 30 hari jika stabil.

"Tidak termasuk" lebih penting daripada "termasuk"

Kebanyakan pertikaian bukan tentang harga. Ia tentang apa yang pelanggan sangka sudah termasuk. Nyatakan dengan jelas perkara seperti:

• Kos penghantaran ke lokasi di luar kawasan tertentu
• Kerja tambahan yang timbul selepas pemeriksaan di tapak
• Bahan yang dibekalkan oleh pelanggan
• Perubahan reka bentuk selepas kerja bermula
• Kerja pada hujung minggu atau waktu malam

Menulisnya bukan bersikap keras. Ia menjimatkan perbualan yang tidak selesa kemudian.

Nombor siri: asingkan daripada invois

Dokumen	Contoh siri
Sebut harga	QUO-0001, QUO-0002…
Invois	INV-0001, INV-0002…
Resit	RCP-0001, RCP-0002…

Kalau semua dicampur dalam satu siri, nombor invois anda akan berlubang — dan itulah perkara pertama yang akauntan atau juruaudit akan tanya.

Selepas pelanggan setuju

Simpan bukti persetujuan: e-mel, mesej WhatsApp, atau sebut harga yang ditandatangani. Kemudian keluarkan invois berdasarkan sebut harga yang sama. Jangan menaip semula — di situlah kuantiti tersalah dan diskaun tercicir, dan pelanggan akan perasan sebelum anda.

Tiga kesilapan yang mahal

• Harga bulat tanpa perincian. "Kerja pendawaian — RM6,000" memberi pelanggan sebab untuk tawar-menawar. Perincian memberi mereka sebab untuk percaya.
• Tiada tempoh sah laku. Anda terikat dengan harga lama selama-lamanya.
• Skop yang kabur. "Termasuk kemasan" boleh bermaksud lima perkara berbeza.

Baca juga: Contoh invois · Cara buat resit · Semua panduan