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指南

贷记单怎么用

发票已经开出去，客户退了两箱货。多数人的做法是把旧发票改一改重发 —— 这是最省事，也最容易在年底出事的做法。

贷记单是什么

贷记单（Credit Note / Nota Kredit）是针对一张已经开出的发票的扣减记录。它不删除原发票，也不是退现金 —— 它是一份独立单据，说明「这张发票的金额要减掉多少，为什么」。

原发票留着，贷记单也留着，两张加起来才是真实的应收金额。

什么时候用

情况	该用什么
客户退货	贷记单
数量算多了、单价打错	贷记单
事后同意给折扣	贷记单
货有瑕疵，同意减价	贷记单
客户根本不付，你放弃了	不是贷记单 —— 那是坏账
你要退现金给客户	贷记单记录扣减，实际退款另外记

最后两行很重要。用贷记单去「清掉」一张收不回来的发票，会让你的账面看起来从来没有过这笔生意 —— 该有的记录没了，将来真要追讨时连凭证都拿不出来。

为什么不能直接改旧发票

客户手上那张已经不一样了。他入账用的是旧版本，你改了自己的，两边永远对不上。
没有留下为什么。三个月后你自己也想不起来当初为何少了 RM240。
发票号会出现说不清的变化。会计师查账第一个问的就是这个。
改完还可能再改。没有记录的修改会一改再改，最后没人知道哪个是对的。

贷记单上该有什么

「贷记单 / CREDIT NOTE / NOTA KREDIT」字样
独立编号，例如 CN-0001 —— 不要和发票混号段
原发票编号 —— 这是整张单存在的意义
日期
扣减原因 —— 退货、数量更正、协议折扣
扣减的项目和金额
扣减后原发票的应付余额

第 5 项不是形式。半年后这行字就是你唯一记得当初发生了什么的东西。

一个实际例子

单据	内容	金额
INV-0182	原发票	RM1,175.94
CN-0007	退回 COCA-COLA 1.5L x12 两箱，货有瑕疵	−RM105.60
客户实际应付		RM1,070.34

两张单都在，金额对得上，原因写得清楚。客户拿着这两张单就能自己核对，不用打电话来问。

试试关联式贷记单

从原发票直接开贷记单，自动带上来源发票编号，并算出调整后的应付余额。原发票不会被改动。

打开 InvoisLaju

几条实务规矩

金额写正数。贷记单本身就代表扣减，不用再写负号，否则容易看反。
不能超过原发票。累计扣减超出原金额，说明有地方算错了。
不要开无来源的贷记单。没有对应发票的贷记单，等于凭空少了一笔钱。
已付款的发票也能开。这时候产生的是欠客户的余额，可以抵下次，或另外退款。

本文讲的是记账实务，不是税务意见。如果你有注册 SST，贷记单对税额的处理请以 MySST（关税局）规定或你的会计师意见为准。

InvoisLaju —— 测试期间全部功能免费

发票、报价单、收据、贷记单。贷记单必须关联原发票、必须填原因、不能累计超额，原发票始终保持不变。

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